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Projektreisen können starke Bande knüpfen – wenn sie gut organisiert sind

Spenderreisen bieten NGOs eine hervorragende Möglichkeit, ihre Spender die Projektarbeit vor Ort hautnah erleben zu lassen. Mit der Reise verbundene Eindrücke und Erlebnisse, der Aufbau persönlicher Beziehungen und das Mehr an Informationen steigern die emotionale Bindung des Spenders. So kann er sich besser mit den Idealen und der Arbeit der Organisation identifizieren. Diese Bindung hält manchmal ein Leben lang. Der Spender wird zum Augenzeugen und gibt seine Eindrücke an Freunde, Familie und Kollegen weiter. Die Organisation und Durchführung einer Spenderreise ist eine Herausforderung für jede NGO. Damit die Reise zum gewünschten Erfolg führt, ist ein Höchstmaß an Organisationsgeschick und Tourismus-Kenntniss absolutes Muss.

Was bringen Spenderreisen der NGO, was bringen sie dem Spender?

Mit einem Besuch der Projekte kann der Spender die Arbeit der NGO hautnah erleben und eine besondere persönlichere Beziehung aufbauen. Eine solche Reise ermöglicht kulturellen Austausch und Kommunikation mit den NGO-Mitarbeitern, den anderen Teilnehmern der Reise und den Projektbewohnern auf einer ganz besonderen Ebene. Dies kann die Basis für eine starke emotionale Bindung sein. Jedoch sind Spenderreisen ein sehr sensibles Fundraising-Tool, das sehr vieler Planung und Überlegungen bedarf. Am Anfang steht die Überlegung, ob die NGO die zusätzliche Arbeit überhaupt leisten kann. Bevor eine NGO das Projekt Spenderreise in Angriff nimmt, sollte sie sich über grundsätzliche Fragen Klarheit verschaffen. Noch vor der personellen und finanziellen Durchführbarkeit steht die Überlegung: Was wollen wir mit dieser Reise erreichen? Klare Ziele definieren, einen Zeitrahmen für die Umsetzung setzen (limitierter Zeitinvest) und überlegen, wie die Messbarkeit des Erfolges gewährleistet werden kann. Das ist die Seite der NGO. Auf der anderen Seite stehen die Ansprüche des Spenders, dessen Wünschen man mit dieser Reise so nahe wie möglich kommen möchte. Klare Ziele und eine detaillierte Kosten-Nutzen-Rechnung stehen deshalb am Anfang der Planung.

Projektbesuche machen die Arbeit erlebbar und ermöglichen den kulturellen Austausch

Spender binden, aus Spendern Multiplikatoren machen, zusätzliche finanzielle Mittel für die Projektfinanzierung einwerben und die Glaubwürdigkeit durch Transparenz erhöhen – dies sind die Hauptziele bei Spenderreisen. Spenderreisen können jedoch mehr von Nutzen sein, als man denkt. So sind beispielsweise Bildmaterialien vom Projektbesuch wertvoll für die Außen- und Innenkommunikation. Eine Reisegruppe bietet darüber hinaus zahlreiche Möglichkeiten zur Kontakt- und Beziehungspflege. So wird der Austausch und Informationsfluss unter den Teilnehmern ebenso gefördert, wie der zwischen Spender und NGO und nicht zuletzt zu den Projektverantwortlichen vor Ort. Das schafft Vertrauen, Transparenz und eine starke emotionale Bindung. Darüber hinaus kann eine Projektreise auch der Pflege und Festigung von Unternehmenskooperationen dienen.

Die Organisation von Projektreisen erfordert Professionalität

Die Vorbereitung von NGO- und Projektseite muss die NGO selbst leisten. Sie muss einen „Reiseleiter“ ernennen, ein  geeignetes Projekt, das besucht werden soll, auswählen und den Besuchstag koordinieren. Selbstverständlich gehört die genaue Information der Reiseteilnehmer und die PR ebenfalls zu ihren Aufgaben. Auch vonseiten des Projektes gibt es einiges zu tun, um den Besuchstag optimal vorzubereiten. Der Leiter des Projektes ist als Repräsentant eine der wichtigsten Personen und führt durch die Highlights der Reise. Wichtig ist, dass das Projekt aus der Spenderreise einen unmittelbaren finanziellen Nutzen zieht.

Bei der Betreuung der Spender, der Organisation und Planung der Spenderreise, kann eine (Reise) Agentur behilflich sein. Die Koordination der Reise, inklusive aller organisatorischen Belange (vom Impfschutz bis zum Visum) für jeden einzelnen Teilnehmer ist mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden. Anbieter wie Make a difference oder Travelbeyond führen Reisen in Kooperation mit Hilfsorganisationen durch und organisieren die Projektbesuche vor Ort.

Manche Organisationen gehen einen anderen Weg. SALEM-International beispielsweise veranstaltet regelmäßig Projektreisen nach Uganda. Um vielfältigere Projekt- und Begegnungsreisen anbieten zu können, hat SALEM sein eigenes Reiseunternehmen Tugende Begegnungsreisen gegründet. Begleitet werden die Projektreisen von Gertrud Schweizer-Ehrler, die selbst über neun Jahre im SALEM-Dorf gearbeitet hat. Daher ist sie bestens mit der Geschichte und den Gepflogenheiten Ugandas vertraut. Auf Uganda-Ostafrika schreibt sie: „Uganda wurde vom Reiseführer “Lonely Planet” neben Birma und Neukaledonien zum Trendland 2012 gewählt." Wer bekommt da nicht Lust, seine Koffer zu packen?

Tipps zur Reiseplanung:
(Quelle: Travelbeyond)
- Machen sie die Gruppengröße abhängig von den besuchten Projekten und der Anzahl der Begleiter (10 bis 12 Teilnehmer bei 2 Begleitern).
- Richten Sie die Reisedauer nach Reiseziel und Verfügbarkeit der Teilnehmer aus.
- Orientieren Sie das Programm an den Bedürfnissen der Teilnehmer, planen Sie Zeit für Akklimatisierung und Programmdynamik ein, achten Sie auf einen angemessenen Kontext.
- Besetzen Sie die Reisegruppe möglichst homogen, kommunizieren Sie die Anforderungen an die Belastbarkeit, geben Sie eine realistische Reisebeschreibung.
- Achten Sie bei der Unterbringung auf Verhältnismäßigkeit, kein Luxusambiente.