AKADEMISCHES

Spendenbescheinigung per E-Mail ist zulässig

Gemeinnützige Körperschaften können seit Kurzem wählen, ob sie ihren Spendern Zuwendungsbestätigungen auf postalischem Weg zukommen lassen oder sie ihnen per E-Mail übersenden. Eine kleine Änderung, die NPOs viel Aufwand ersparen wird.

von Stefan Winheller


Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) eröffnet gemeinnützigen Körperschaften die Möglichkeit, Zuwendungsbestätigungen elektronisch an Spender zu übermitteln. Zuwendungsbestätigungen müssen also nicht mehr zwingend per Post, sondern können beispielsweise per E-Mail an die Spender verschickt werden.

Amtliches Muster gilt weiterhin

Die Form der Zuwendungsbestätigung ist aber auch bei der elektronischen Übermittlung einzuhalten, das heißt sie muss dem amtlichen Muster entsprechen. Die vom BMF gestattete Erleichterung betrifft also lediglich die Art der Übermittlung.

Diverse Voraussetzungen sind zu beachten

Die Erleichterung ist allerdings an einige Voraussetzungen gebunden. So sind die Bestätigungen in Form schreibgeschützter Dokumente an die Spender zu übermitteln. Ein gesichertes PDF-Dokument dürfte hierfür unseres Erachtens genügen. Des Weiteren muss die gemeinnützige Körperschaft die Nutzung des Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen dem zuständigen Finanzamt vorher angezeigt haben. In der Anzeige muss die Körperschaft gemäß R 10b.1 Abs. 4 der Einkommensteuerrichtlinien (EStR) bestätigen, dass sie folgende Voraussetzungen erfüllt und weiterhin einhalten wird:

  1. Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck,
  2. die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt,
  3. eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingeblendet oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet,
  4. das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert,
  5. das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.

Die Regelung gilt nicht für Sach- und Aufwandsspenden. Die Vorschriften gelten übrigens bereits für den Veranlagungszeitraum 2016, so dass gemeinnützige Körperschaften auch schon für die 2016 erhaltenen Spenden Zuwendungsbestätigungen per E-Mail verschicken dürfen.

Das amtliche Schreiben dazu ist hier zu finden.

 

Rechtsanwalt Stefan Winheller, LL.M. Tax (USA), ist Gründer und Managing Partner der auf das Gemein­nützigkeits­recht sowie Bank- und Kapitalmarktrecht spezialisierten Kanzlei WINHELLER Rechtsanwalts­gesellschaft mbH. Als Fachanwalt für Steuerrecht berät er hauptsächlich gemeinnützige Organisationen und Unternehmen am Hauptsitz in Frankfurt am Main. Er ist unter anderem Lehrbeauftragter an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin sowie an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und Mitherausgeber des ersten Kommentars zum gesamten Gemeinnützigkeitsrecht.

(Bilder: nmann77_AdobeStock, privat)

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